Migracja i integracja danych kontrahentów w EZDRP – co warto wiedzieć zanim zaczniesz?
W tym artykule przekażemy ci kilka wskazówek jak przygotować dane kontrahentów zanim rozpoczniesz ich migrację do EZDRP.
Jeżeli Twoja organizacja planuje wróżyć system EZD RP za pewne jednym z wyzwań na które napotkasz będzie migracja danych kontrahentów z obecnego systemu EZD lub z systemów dziedzinowych. Migracji tej możesz dokonać przez dostępne API dla integratorów.
Pozbądź się zdublowanych danych
W dobie cyfryzacji i integracji systemów IT, jakość danych staje się kluczowym czynnikiem wpływającym na sprawność operacyjną. Jednym z najczęściej spotykanych, a jednocześnie niedocenianych problemów w organizacjach jest duplikacja danych kontrahentów w systemach informatycznych.
Na czym polega problem zdublowanych danych kontrahentów?
Duplikaty danych to sytuacja, w której ta sama firma (lub osoba) występuje wielokrotnie w bazie danych, często pod nieco inną nazwą, adresem, NIP-em lub z niepełnymi informacjami.
Przykłady:
- „ABC Sp. z o.o.” i „ABC Sp. z o.o., Warszawa”,
- Ten sam NIP, ale inny zapis nazwy (np. różnice w wielkości liter, skróty),
- Zmienione dane kontaktowe, lecz brak aktualizacji głównego rekordu.
Skutki zdublowanych danych w praktyce
- Błędy w korespondencji wychodzącej – możliwość wysyłki do nieprawidłowego kontrahenta lub wysyłka na zły adres
- Problemy w wyszukiwaniu – wyszukując sprawę kontrahenta należy często przeszukać sprawy kontrahentów o podobnych (zdublowanych) nazwach
- Ryzyko zgodności z RODO – przechowywanie tych samych danych osobowych w wielu miejscach może prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych.
Co może Ci pomóc przy zdublowanych danych?
Przygotowanie kartoteki z jednym kontrahentem posiadającym wiele adresów. W systemie EZD RP istnieje możliwość stworzenia kartoteki zawierającej więcej niż jeden adres fizyczny, ePuap czy e-doręczeń do tego samego kontrahenta.
Przygotuj właściwy format danych
EZD RP pomaga w zachowaniu dobrej jakości danych poprzez mechanizmy zabezpieczające przed powstawaniem duplikatów. Są to np.słowniki imion i nazwisk, mechanizm wykorzystania bazy adresów TERYT lub weryfikacja czy dany adres ePuap lub e -doręczenia nie jest wykorzystywany już przy innym kontrahencie. Podczas zasilania danymi poprzez API, EZD RP stawia szczegółowe wymagania dla formatu importowanych danych. Oto najważniejsze z nich:- Adresy pocztowe powinny być zgodne ze strukturą adresów w rejestrze TERYT. Dane podczas importu są weryfikowane. Jeżeli wykryta zostanie niezgodność to adres nie zostanie dodany do bazy. Jeżeli adres pocztowy był jedynym adresem kontrahenta, to w takim przypadku, także kontrahent nie zostanie dodany.
- Obligatoryjny adres. Każdy kontrahent powinien mieć przynajmniej jeden adres ePUAP, e-doręczania, email lub pocztowy. Kontrahent beż żadnego adresu nie zostanie dodany do EZD RP
- Imiona i nazwiska zgodne ze słownikiem. EZD RP posiada wbudowany słownik imion i nazwisk, na wzór książki telefonicznej. Jeśli imię lub nazwisko, które chcemy przenieść nie występuje w słowniku w EZD RP musimy dodać je ręcznie za pomocą interfejsu graficznego. Ze względu na dużą ilość wpisów w słowniku zazwyczaj nie należy się spodziewać problemów w tym miejscu.
Podsumowanie
Poprawność danych kontrahentów jest jednym z najbardziej kluczowych czynników decydujących o powodzeniu migracji lub integracji za pomocą API. Należy tu uwzględnić dwie płaszczyzny:
- Operacyjną – przejście do systemu EZD RP może być dobrą okazja do wyczyszczenia danych.
- Techniczną – dane niezgodne z wymaganiami API EZD RP zostaną odrzucone.
Dlatego przed przystąpieniem do migracji niezbędne jest odpowiednie przygotowanie danych. Audyt danych oraz przygotowanie do migracji możesz wykonać samodzielnie lub zlecić specjalistom z EZD Partner.
Dobra rada na koniec – nie zwlekaj przygotowaniem danych do ostatniej chwili. Zazwyczaj, zajmuje to dużo więcej czasu niż na początku się wydaje.
Zainteresował cię ten artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z Zespołem doradców
