Obowiązek wdrożenia EZD RP, KSeF i automatyzacja obiegu faktur – jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Obowiązek wdrożenia EZD RP i integracja z KSeF to jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji w administracji publicznej. Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe, a wiele jednostek stanie przed wyzwaniem wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) i automatyzacji obiegu faktur kosztowych.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Dobre praktyki związane z obiegiem faktur kosztowych,
- Jak efektywnie zautomatyzować cały proces obiegu faktury kosztowej, zintegrować nowe rozwiązania z dotychczasowymi systemami i jakie scenariusze warto rozważyć w zależności od specyfiki danej jednostki ,
- Poznasz nasze podejście modelowe, które wykorzystuje system klasy BPMS – Flowspark.One
Przyjęty 17 czerwca 2025 projekt ustawy wprowadzający obowiązkowe korzystanie KSeF od 1 lutego 2026 to dobra okazja, aby przygotować się do wdrożenia.
Jeśli szukasz sposobu, by nie tylko spełnić nowe wymogi, ale także przyspieszyć i uprościć codzienną pracę – ten artykuł jest dla Ciebie.
Obowiązek wdrożenia EZD RP a KSeF
Na chwilę obecną (lipiec 2025) EZD RP nie posiada interfejsu umożliwiającego podbieranie faktur z KSeF. Możemy zakładać, że taki interfejs pojawi się w najbliższych miesiącach i będzie dostępny przed wspomnianym wcześniej terminem. W rezultacie, po integracji, to co pojawi się w skrzynce odbiorczej KSeF, znajdzie się również w EZD RP.
Czy to zaspokoi potrzeby jednostek na sprawny obieg faktury kosztowej?
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, która sprawdzi się w każdej jednostce. W naszej ocenie, tam gdzie obecnie funkcjonuje wyłącznie papierowy obieg dokumentów, wdrożenie dowolnego systemu elektronicznego przyniesie wyraźną poprawę. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku instytucji, które już wcześniej zainwestowały w system obiegu faktur – one staną przed wyzwaniem integracji dotychczasowych rozwiązań z platformą EZD RP.
W zasadzie możliwe są trzy scenariusze:
- Obieg faktury wdrażamy w EZD RP i rezygnujemy z obecnego systemu.
- EZD RP będzie interfejsem do KSeF a faktury będą dalej przekazywane do obecnego systemu obiegu dokumentów.
- Obecny system obiegu dokumentów będzie interfejsem do KSeF, proces akceptacji będzie przebiegał jak obecnie, a dodatkowo pobrane dokumenty zostaną zarejestrowane także w rejestrach EZD RP dzięki odpowiednio wykonanej integracji.
Wybór scenariusza będzie zależał indywidualnych uwarunkowań jednostki organizacyjnej. Jeżeli potrzebujesz konsultacji w zakresie integracji z EZD RP, skontaktuj się z naszym zespołem doradców.
Nasze rozwiązanie modelowe.
Realne korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów pojawiają się wtedy, gdy cały proces odbywa się w środowisku cyfrowym – bez udziału papieru. Kluczowym warunkiem jest to, by system informatyczny umożliwiał opisanie faktury tymi samymi danymi, które dziś wykorzystywane są przy opisie ręcznym, jednocześnie eliminując lub ograniczając ryzyko błędów po stronie użytkownika.
W naszym modelowym podejściu rekomendujemy wykorzystanie systemu klasy BPMS – Flowspark.One. To rozwiązanie w pełni zintegrowane z EZD RP, które dodatkowo można połączyć z większością systemów finansowo-księgowych wykorzystywanych w jednostkach sektora publicznego.
Dzięki takiemu rozwiązaniu:
- Faktury z systemu EZD RP automatycznie znajdą się w systemie Flowspark.
- Flowspark umożliwi zdefiniowanie dowolnych schematów akceptacji.
- Faktura może zostać opisana szeregiem parametrów, m.in.:
- Dział/rozdział/paragraf,
- Klasa i kategoria zadaniowa,
- Pozycja z budżetu
- Pozycja z planu zamówień,
- Związek wydatków z działalnością jednostki,
- Powiązanie z postępowaniem lub umową,
- Inne dane obowiązujące w Twojej jednostce
- Opisana faktura zostanie wyeksportowana do systemu finansowo-księgowego.
W trakcie obiegu faktury w systemie Flowspark.One, wszystkie dane opisowe pobierane są ze zdefiniowanych słowników wewnętrznych lub – w razie potrzeby – bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego. Dzięki temu, możliwe jest całkowite wyeliminowanie arkuszy Excel i opisów ręcznych z procesu opisu dokumentów, co znacząco ogranicza ryzyko błędów oraz usprawnia i przyspiesza pracę użytkowników.
Obieg faktur to za mało?
Zgodnie z poniższym diagramem, jeżeli proces akceptacji faktur odbywa się w proponowanym przez nas systemie BPMS, to może on łatwo zostać rozbudowany i zintegrowany z nowymi funkcjonalnościami (modułami), np. z rejestrem (obiegiem) umów albo budżetem. W takiej konfiguracji, w wyniku rejestracji i opisania faktury, samoczynnie wyliczone zostanie wykorzystanie umowy lub budżetu. Oczywiście Flowspark.One będzie pilnował, aby zarówno kwoty umowy jak i budżet nie zostały przekroczone.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to doskonała okazja, by pójść o krok dalej i w pełni zautomatyzować obieg faktur kosztowych. Skoro faktury będą trafiać do jednostek już w formie elektronicznej, nie ma potrzeby ich ręcznej rejestracji, skanowania czy stosowania narzędzi OCR.
Z perspektywy efektywności procesów, najgorszym rozwiązaniem byłoby… wydrukować dokument i kontynuować jego obieg w tradycyjny sposób – z biurka na biurko, z podpisem na papierze.
Mamy duże doświadczenie w projektach optymalizacji procesów w administracji – w tym w zakresie obiegu faktur kosztowych.
Zainteresował cię ten artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z Zespołem doradców
