Obowiązek wdrożenia systemów klasy EZD od 1 stycznia 2028 – nowa era w zarządzaniu dokumentacją.
Co się zmienia?
Z dniem 1 stycznia 2028 roku wejdzie w życie obowiązek stosowania systemów klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) w jednostkach sektora publicznego. Wymóg ten wynika z nowelizacji przepisów dotyczących cyfryzacji administracji publicznej i ma na celu pełne przejście z obiegu papierowego na obieg elektroniczny w procesach związanych z dokumentowaniem i archiwizacją spraw urzędowych.
Kogo dotyczy?
Obowiązek dotyczy wszystkich jednostek administracji publicznej, w tym:
- urzędów gmin i miast,
- starostw powiatowych i urzędów marszałkowskich,
- jednostek organizacyjnych podległych samorządom i administracji rządowej,
- sądów i prokuratur,
- instytucji publicznych (np. szkół, szpitali, instytucji kultury).
Czym jest system EZD?
System klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to narzędzie informatyczne służące do:
- tworzenia, obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej,
- prowadzenia spraw urzędowych w sposób transparentny, uporządkowany i zgodny z przepisami prawa,
- integracji z eDORĘCZENIA i innymi platformami elektronicznymi państwa.
Wdrażany system musi być zgodny z wytycznymi NDIP (Narodowego Dziennika Interoperacyjności i Przechowywania), spełniać standardy bezpieczeństwa oraz umożliwiać łatwe odwzorowanie procesu zarządzania dokumentacją w środowisku cyfrowym.
Dlaczego to jest ważne?
Wprowadzenie EZD to nie tylko obowiązek prawny, ale również:
- podniesienie efektywności pracy urzędów,
- redukcja kosztów związanych z drukiem i archiwizacją dokumentów papierowych,
- poprawa transparentności działania administracji,
- lepszy dostęp do informacji dla obywateli,
- ochrona danych zgodna z RODO i przepisami krajowymi.
Jak przygotować się do wdrożenia EZD RP od strony organizacyjnej?
Instytucje publiczne powinny:
- Zidentyfikować aktualne procesy zarządzania dokumentacją i ocenić ich gotowość do digitalizacji.
- Przeszkolić pracowników z zakresu obsługi nowego systemu i zmian w procedurach.
- Dostosować politykę archiwalną i przygotować dokumentację zgodną z wymogami cyfrowymi.
Szerzej o tym jak przygotować jednostkę do wdrożenia EZD RP znajdziesz tutaj.
Bardzo ważne są także aspekty techniczne o których piszemy na naszej stronie. O przenoszeniu danych kontrahentów piszemy w tym wpisie.
Co grozi za brak wdrożenia?
Niewdrożenie systemu klasy EZD po 1 stycznia 2028 roku może skutkować:
- naruszeniem przepisów prawa, co może prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej,
- problemami z kontrolami ze strony organów nadzorczych (np. NIK, archiwa państwowe),
- brakiem interoperacyjności z centralnymi systemami państwa, co może utrudnić lub zablokować wymianę dokumentów.
Podsumowanie
Rok 2028 przyniesie przełom w sposobie działania administracji publicznej w Polsce. Obowiązkowe wdrożenie systemów klasy EZD to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego państwa, w którym dokumenty przestają być papierowe, a stają się częścią bezpiecznego i dostępnego ekosystemu cyfrowego.
To dobry moment, by rozpocząć przygotowania – zanim obowiązek stanie się rzeczywistością.
Zainteresował cię ten artykuł i chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z Zespołem doradców
